Ovo je Br. 1 poslovna vještina budućnosti

Ping! Svi pričaju o najnovijem tvitu američkog predsjednika Donalda Trampa. Ping! Eto ga opet – član porodice vam je upravo poslao poruku, piše za “CNBC Make It” Nir Eyal, instruktor na Stanford’s School of Business i pisac, čije je zadnje djelo “Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life”.

Podignete telefon da pogledate vijesti i odgovorite na poruku, pa provjerite samo Facebook post i pogledate zanimljiv Youtube video. Odjednom, prije nego što to znate, prošao je sat vremena i niste izvršili nijedan zadatak vezan za posao.

Manjak koncentracije dolazi na naplatu

Izazov na poslu, naravno, uvijek je bio izbjegavanje stvari koje nas ometaju. Ali današnje smetnje osjećaju se drugačije.

Količina dostupnih informacija, brzina kojom se mogu distribuisati i mogućnosti pristupa novom sadržaju na našim uređajima stvorili su višestruka ometanja.

Kolika je cijena svega ovoga? 1971. godine psiholog Herbert A. Simon naglasio je da bogatstvo informacija znači nestašicu nečeg drugog – pažnje.

To je bila istina prije više decenija, ali istinito je danas više nego ikad prije. Pažnje, čini se, najviše nedostaje u današnjoj ekonomiji. I ako to danas ne stavimo u fokus, samo će postati još gore.

Najvažnija vještina 21. vijeka

Radno mjesto se brzo mijenja, a u bliskoj budućnosti na svijetu će postojati dvije vrste ljudi, oni čiju pažnju i život kontrolišu drugi i oni koji se s ponosom nazivaju “indistractable”, odnosno ljudi kojima je dosadno bez obzira na to koliko ekrana gledaju i ne može ih zabaviti ni jedan mediji ili digitalni uređaj.

Istraživači su nam govorili da su pažnja i fokus glavne sirovine ljudske kreativnosti i procvata. A u doba pojačane automatizacije, najtraženiji poslovi su oni koji zahtijevaju kreativno rješavanje problema, nova rješenja i vrstu ljudske domišljatosti koja dolazi iz dubokog fokusiranja na zadatak koji se obavlja.

To bi moglo reći da je zadržavanje pažnje najvažnija vještina 21. vijeka. Mnogi stručnjaci, uključujući Adama Granta, koji je rekao da “uspjeh i sreća pripadaju ljudima koji mogu kontrolisati svoju pažnju”, naglasili su važnosti fokusa.

E-mail

E-pošta je prokletstvo modernog radnika. Studija objavljena u International Journal of Information Management otkrila je da kancelarija radnici trebaju u prosjeku 64 sekunde nakon provjere e-pošte kako bi se preorijentirasali na posao.

Da biste smanjili ukupno vrijeme provedeno u provjeri mape pristigle pošte, morate se usredsrijediti na dvije stvari:

Smanjenje ukupnog broja primljenih poruka

Da biste primili manje poruka e-pošte, morate poslati manje poruka e-pošte. Zvuči očigledno, ali većina poruka e-pošte koje šaljemo i primamo nisu baš hitne. No slabost našeg mozga za varijabilnim nagradama čini da svaku poruku, bez obzira na oblik, tretiramo kao da je vremenski osjetljiva. Ta tendencija uslovljava nas da stalno provjeravamo mapu pristigle pošte, odgovaramo i uklanjamo zahtjeve. Sve je to velika greška.

Smanjivanje vremena provedenog na e-pošti

Najvažniji aspekt e-pošte je koliko hitno treba na nju odgovoriti. Budući da zaboravljamo kada pošiljalac treba odgovor, gubimo vrijeme na ponovno čitanje poruke. Rješenje? Samo otvarajte svaku e-poštu dvaput. Kada prvi put otvorite e-poštu, odgovorite na to pitanje prije nego što je zatvorite: Kada je na ovo potrebno odgovoriti? Zatim je označite kao “Danas” ili “Ove sedmice”. Pripremite tako najvažnije informacije svakoj novoj poruci, pripremajući je za drugi (i posljednji) put za otvaranje. (Naravno, za super hitne poruke tipa – odgovorite odmah – nastavite i odgovarajte.)

Grupni chatovi

Džejson Frid, suosnivač popularne aplikacije za grupni chat Basecamp, priznao je – da biti u grupnom chatu može biti slično kao “biti na cjelodnevnom sastanku sa slučajnim učesnicima i bez dnevnog reda.”

Preporučuje provođenje četiri pravila kada je u pitanju grupni chat:

1. Koristite ga poput saune: Uđite, izađite.

2. Zakažite: odredite vrijeme za grupni chat na vašem kalendaru.

3. Budite izbirljivi: Što je grupa manja, to bolje. Ključno je osigurati da svi prisutni mogu dodati i izvući vrijednost iz učestvovanja u razgovoru.

4. Koristite ga selektivno: Grupni chatovi su dobri za neke teme i grupe, ali ne i za druge – zato imajte na umu kako ga upotrebljavate.

Sastanci

Primarni cilj većine sastanaka trebao bi biti postizanje konsenzusa oko odluke, a ne stvaranje odjeka misli i razmišljanja organizatora skupa.

Jedan od najlakših načina za sprečavanje suvišnih sastanaka je tražiti dvije stvari od svakoga ko ga sazove:

Navedite dnevni red o kojim će se problemima razgovarati. Nema dnevnog reda, nema sastanka.

Ponudite najbolje rješenje u obliku kratkog, pismenog pregleda. Ne mora biti više od stranice ili dvije gdje se raspravlja o problemu, njihovo obrazloženje i preporuka.

Bitna je i prisutnost. Jednom kada se sastanak održava, svi prenosni računari i uređaji trebaju biti isključeni ili ostavljeni za stolom kako bi zaposlenici bili na sastanku prisutni – i u tijelu i u glavi.

Vaš telefon

Naši pametni telefoni su postali nezamjenjivi. Oni su, međutim, takođe glavni izvor potencijalnog odvraćanja pažnje. Dobra vijest je da oslanjanje na njih nije isto što i zavisnost o njima.

Donji plan može vam uštedjeti bezbroj sati bezvezno provedenih na telefonu. Osim toga, od početka do kraja provedbe plana potrebno je manje od sat vremena, pa više ne može biti opravdanje da vam vaš telefon ponovno “odvraća pozornost”.

Riješite se aplikacija koje rijetko ili više ne koristite

Zapitajte se koje su vas aplikacije dobro služile, a koje nisu. Na temelju odgovora deinstalirajte one se ne poklapaju s vašim vrijednostima i zadržite one za učenje i očuvanje zdravlja. Uklonite i aplikacije za vijesti s burnim upozorenjima i naslovima koji stvaraju stres.

Riješite se aplikacija koje volite

To može značiti uklanjanje aplikacija poput YouTubea, Facebooka ili Twittera. Ako napuštanje tih usluga za vas nije u potpunosti opcija, zamijenite vrijeme i mjesto – kad i gdje koristite ove potencijalno ometajuće usluge na vašem telefonu. Jedno rješenje je da ih stavite samo na svoj destkop računara, ne i na telefon.

Razvrstajte svoje aplikacije

Toni Stablebajn, glavni urednik popularne medijske publikacije Beter Hjumans, preporučuje razvrstavanje aplikacija u tri kategorije: “Primarni alati” (aplikacije koje vam pomažu u izvršavanju definisanih zadataka na koje se često oslanjate: vožnja, pronalazak lokacije, dodavanje sastanka), “Aspiracije” (aplikacije koje vas potiču da radite stvari na koje želite potrošiti vrijeme: meditaciju, jogu, vježbanje, čitanje knjiga, slušanje podcasta) i “Slot Machines” (aplikacije koje otvorite i izgubite se u njima: e-pošta, Twitter, Facebook, Instagram).

Promijenite podešavanje obavještanje o aplikaciji tako da ih primate manje i samo one bitne, prenosi Poslovni.hr

Podešavanje obavještanja treba manje od 30 minuta, ali to jako promijeni život. Čak i ako se prilagode samo dvije vrste dozvola obavještenja: zvuk i pregled. Zapitajte se koje bi vas aplikacije mogle prekinuti kad ste sa porodicom ili usred sastanka.

Saradnici

Iako su današnje kancelarije otvorenih vrata dizajnirani kako bi podstkli razmjenu ideja i saradnju, oni često dovode do više ometanja. Prekidi imaju tendenciju smanjenja ukupnog zadovoljstva radnika i povećavaju greške.

Na primjer, bolnička studija koju je koordinisao Univerzitet u Kaliforniji, San Francisko, otkrila je pad od 88% broja grešaka medicinskih sestara kada su nosile jarko narandžaste prsluke koji su poručivali kolegama da ih ne prekidaju.

Kao i medicinske sestre u studiji, možete smanjiti broj prekida tokom rada postavljanjem znaka “Ne prekidajte” negdje na vašem stolu. Takođe može pisati nešto poput: “Moram biti fokusiarn baš sada, ali molim vas vratite se kasnije.”

Ovo je jednostavan način kako biste obavijestili saradnike da ne želite da vas prekidaju. Izvrsno je jer šalje nedvosmislenu poruku na način koje slušalice na ušima ne mogu.