NIKOLA KARAN: Gradimo digitalni arhiv Republike Srpske

Digitalizacija i arhiviranje dokumenata postaju ključ za brzu, sigurnu i efikasnu administraciju. Smart Archive Solutions kombinuje napredne tehnologije, od profesionalnog skeniranja do mikrofilske obrade i AI pretrage, čuvajući originalne arhive i omogućavajući instant pristup podacima. Ovaj proces omogućava ljudima i firmama brži pristup informacijama, smanjuje administrativne barijere i štedi dragocjeno vrijeme, dok istovremeno povećava tačnost, transparentnost i sigurnost poslovanja

razgovarao MARKO ŠIKULJAK foto Aleksandar ARSENOVIĆ

Ponajviše zahvaljujući popularnoj seriji, riječ arhivator urezala se u kolektivnu svijest kao poslednje zanimanje koje odbija da se osavremeni i prepusti digitalnim tehnologijama. U stvarnosti je potpuno drugačije, a po riječima Nikole Karana, direktora Smart Archive Solutions, arhiva ne samo da je uvrstila tehnologiju, već u sklopu njenog rada mora imati i ljude koji samostalno inoviraju proces kako ne bi zaostali za novim rješenjima. Smart Archive Solutions danas predstavlja hardver, softver i servis provajdera za sistemska rješenja upravljanja podacima sa najkvalitetnijom opremom, kvalitetnim servisom i podrškom. Uspješno posluje od 2010. godine na domaćem tržištu, kao prva kompanija koja ima sertifikovanu organizaciju preduzeća po svjetskim standardima.

– Smart Archive Solutions nudi sistemska rješenja upravljanja podacima i prva smo akreditovana firma od strane Arhiva Republike Srpske za usluge koje nudimo. Imamo sertifikovanu organizaciju preduzeća ISO 9001, ISO 27001 i jedini u BiH ISO 11799 koji se odnosi na uslove skladištenja arhivske građe. Vodimo brigu i upravljamo poslovnom dokumentacijom, od trenutka njenog nastanka, pa sve do njenog uništavanja. Naše usluge su usmjerene na transformaciju organizacija, tako što im omogućavamo efikasniji rad, produktivnost i kontrolu njihovih poslovnih procesa. Proces digitalizacije arhive započinje arhivskim sređivanjem papira. Prvo se utvrđuje šta je za uništavanje ili škartiranje, odnosno dokumenti čiji su zakonski rokovi čuvanja istekli, jer nema potrebe digitalizovati materijale koji više nemaju pravno uporište. Nakon što se napravi arhivska knjiga i lista kategorija, arhiva se priprema za skeniranje.

Koristimo vlastiti softver u koji je integrisana pisarnica i depo. Proces uključuje pripremu dokumenta, profesionalno skeniranje, indeksiranje i unos metapodataka. AI zatim obrađuje sadržaj i povezuje ga u sistem

Skeniranje uključuje unošenje indeksa i metapodataka, digitalizaciju svakog dokumenta bilo da se radi o ugovorima, tehničkoj dokumentaciji, finansijskim fakturama ili računima i importovanje u softver klijenta. Podaci se skladište u tri oblika: na fizičkim serverima, u cloud sistemu i na mikrofilmu, čime se osigurava sigurnost i dugoročno čuvanje. U dogovoru s klijentom definiše se pristup dokumentima ko može da vidi, mijenja ili prati podatke. Digitalizacija omogućava bržu pretragu i slanje dokumentacije, eliminišući potrebu fizičkog odlaska u arhiv. Svi podaci su dostupni na računaru, što značajno povećava efikasnost i ekspeditivnost rada.

Vaša firma je učestvovala u digitalizaciji zemljišnih knjiga, kako izgleda taj proces i kakav je njegov značaj?
– Direktor Republičke uprave za geodetske i imovinsko-pravne poslove Republike Srpske, Dragan Stanković, prepoznao je značaj digitalizacije i zajedno smo razvili projekat za digitalizaciju zemljišnih knjiga. Digitalizacijom želimo da sačuvamo dokument. Ti dokumenti se često traže, izvlače i otvaraju, zbog toga se habaju. Digitalizacijom sačuvamo materijal u fizičkom obliku, a istovremeno omogućimo ekspeditivnu i bržu pretragu u digitalnom formatu. Takav dokument u geodetskoj upravi mogu lako slati jedni drugima, štampati u novom obliku bez diranja originala, sve to pomaže boljem i efikasnijem radu. Proces je veoma dug, za prvi kontingent od oko 5.000 zemljišnih knjiga potrebno je nekoliko godina. Kada se završi jedan dio, počinje se novi, i vjerujem da ćemo postepeno uspjeti da digitalizujemo kompletnu građu. Dosta smo radili sa osnovnim sudovima, koji u svojim arhivama takođe čuvaju zemljišne knjige.

Koje tehnologije koristite u procesu digitalizacije?
– Koristimo vlastito softversko rješenje koje pokreće cijeli alat i u sebi ima integrisanu pisarnicu i depo. Prije skeniranja dokument prolazi pripremu, on mora biti čist, ravan, bez oštećenja. Ako je potrebno, radimo i rekonstrukciju papira. Ponekad imamo dokumente koji su stari preko 150 godina, i neki su u veoma lošem stanju. U tim slučajevima moramo raditi konzervaciju, a to znači i da se proces usporava. Mora se paziti na svaku stranicu, jer ako nešto oštetimo, gubi se original koji nema zamjene. Imamo i saradnju sa Arhivom Republike Srpske, koji nam pomaže u tom dijelu. Zatim, ide profesionalno skeniranje, pa indeksiranje i unos metapodataka. Vještačka inteligencija obrađuje svoj dio i sve se implementira u softver. Pored digitalizacije, koristimo i mikrofilmovanje kao dodatni nivo zaštite. Mikrofilmovi služe kao dugoročna arhivska kopija, otporna na fizičke i tehničke kvarove. Ovo je standardna praksa koja omogućava da, čak i u slučaju ozbiljnih oštećenja ili gubitka digitalne verzije, podaci ostanu sačuvani u trajnom obliku. Čuvanje mikrofilma je predviđeno da bude udaljeno 70 do 120 kilometara od mjesta integracije ovog procesa, zbog zaštite u slučaju nepogoda, zemljotresa, poplava ili drugih rizika. Takođe, imamo sopstvene servere, a za čuvanje podataka koristimo i cloud rješenja u saradnji sa Mtelom. Backup se može praviti i kod nas i kod klijenta, zavisno od dogovora.

Podaci se skladište u tri oblika: na fizičkim serverima, u cloud sistemu i na mikrofilmu, čime se osigurava sigurnost i dugoročno čuvanje

Zanimljivo je i da ste zastupnici opreme koja je potrebna za digitalizaciju, recite nam nešto i o tome?
– Kao dio Microform Partner Group, Smart Archive je zastupnik prodaje opreme za digitalizaciju i mikrofilmovanje renomiranih proizvođača, kao što su Janich&Klass, Konica Minolta skeneri i mikrofilmska oprema, Microbox, Microtek, Kurabo, Indus. Zastupnici smo renomirane firme EBA GmbH, svjetski poznatog proizvođača mašina za uništavanje papira, odnosno rezača. Skeneri koje mi prodajemo imaju integrisane softvere koji omogućavaju brzu obradu dokumenata i AI podršku za efikasno indeksiranje i unošenje metapodataka, čime se dobija digitalni format u različitim verzijama. Radi se o profesionalnim skenerima prepoznatim na globalnom tržištu, imamo skenere koje koristi i NASA. To kažem zbog ozbiljnosti, ekspeditivnosti i brzini procesa skeniranja. Vi imate ozbiljnu količinu dokumenata koju treba skenirati i uraditi to sve pod određenim tehničkim uslovima, adekvatno osvjetljenje, perfektno stanje stakla i papira, bez ogrebotina ili mrlja koje bi mogle narušiti kvalitet digitalizacije. Za svu opremu koju distribuiramo imamo zalihe rezervnih dijelova, potrošnog materijala neophodnog u produkciji mikrofilma, kao i sam mikrofilm i organizovani servis sa sertifikovanim serviserima.

Koje mjere bezbjednosti se preduzimaju?
– Svi serveri su fizički obezbijeđeni i nalaze se u prostoru naše firme. Arhivski depo je pod zaštitom i kodom. Sva vrata u našim prostorijama su zaštićena i postoje ovlaštena lica koja smiju da uđu, bilo da dostave dokumenta u depo ili da revidiraju dokumente, i to se prati. Veoma je bitno da imamo adekvatan objekat koji posjeduje protipožarne sisteme, koji posjeduje saglasnost Arhive Republike Srpske za arhivski depo, da možemo uslužno čuvati dokumente za različite klijente. Objekat mora imati fizičko obezbeđenje 24 sata, radi nepredviđenih okolnosti. Posebno smo registrovani i u Ministarstvu unutrašnjih poslova i Vatrogasnoj službi, koje ekspeditivno reaguju u slučaju aktivacije alarma ili poziva od samog obezbjeđenja unutar firme. Uslovi u arhivskom depou takođe moraju biti prilagođeni. Visina vlažnosti mora biti odgovarajuće za čuvanje samog papira, vazduh ne smije biti previše vlažan, niti previše suv, papir ne smije biti izložen svjetlosti…

Postoji li nešto posebno što se tiče usluga čuvanja dokumentacije?
– Imamo mogućnost čuvanja mjenica i slične osjetljive građe koja se ne digitalizuje. Naglasiću da imamo industrijsku dozvolu za čuvanje tajne dokumentacije. Imamo posebnu prostoriju i posebne, zakonom predviđene sefove, te posebne ingerencije za osobe koje su zadužene za ulazak u te prostorije kako bi odložila dokument bezbjedno, ili da ga bezbjedno iznese ako je to potrebno. Tajnu dokumentaciju imaju određene institucije za stvari koje su klasifikovane kao povjerljive, a mi ih čuvamo kao arhivsku građu jer mnoge institucije i preduzeća nemaju adekvatne prostorije ili nisu spremni da pohrane određeni kontingent povjerljive dokumentacije. Naše usluge, uz odgovarajući certifikat, omogućavaju sigurno čuvanje u našim prostorijama.

U našem arhivskom depou pružamo usluge čuvanja dokumenata za razne institucije i preduzeća, trenutno fizički čuvamo oko 17 kilometara arhivske građe

Šta građani dobijaju digitalizacijom?
– Prije svega, brzinu i dostupnost. Dok je nešto bilo samo u papiru, morali ste ići u arhiv, tražiti dokument, čekati da ga neko iznese. Danas, kada se digitalizuje i kada se uvede u sistem, dokument je dostupan u nekoliko sekundi. Takođe, digitalizacija znači i trajnu zaštitu, jer se original više ne koristi, nego samo elektronska kopija. To štiti i sam dokument od daljeg propadanja. Što se tiče ekologije, nije zanemariv detalj, jer papir je generalno “prljav” on se pravi od drveta, a pisanje po njemu se obavlja određenim hemikalijama. U slučaju skladištenja u neadekvatnim uslovima, dešava se svašta. Od pojave različitih životinjica, pa do hemijskih reakcija u kojima papir propada. Svašta se tu može naći. U slučaju kada digitalizujemo dokument koji nakon toga po zakonu može da se uništi, taj papir dalje ide u reciklažu i reproducira se u druge svrhe.

Planirate li regionalni iskorak u poslovanju?
– Trenutno smo angažovani na teritoriji Bosne i Hercegovine. Imamo određene planove da se pozicioniramo i u Crnoj Gori, Sjevernoj Makedoniji, Srbiji, i za ćemo pokušati da se izborimo u narednom periodu. Prije 15 godina smo bili prva firma u BiH koja se bavila ovim poslom, ali sada se pojavljuju kompanije u FBiH i smatram da je to zdrava konkurencija, ne smetamo jedni drugima, jer ovi procesi su neophodni i toliko su obimni, da posla ima za sve.

Koje projekte izdvajate?
– Najznačajniji je proces digitalizacije zemljišnih knjiga, a pored toga radili smo projekte za Advokatsku komoru, Agenciju za lijekove, Ministarstvo poljoprivrede, Ministarstvo unutrašnjih poslova, Šume Republike Srpske, osnovne sudove u raznim opštinama. Sa Tropikom imamo dugoročnu saradnju i to je jedna velika referenca za nas, kao i Gazprom. Veliki projekat koji je u toku je digitalizacija zdravstvenih dosijea širom Republike Srpske. To je velika reforma zdravstvenog sektora, putem koje će biti integrisan cjelokupan zdravstveni sistem. Napravili smo softversko rješenje koje omogućava, bez obzira gdje se pacijent nalazi, u bilo kojoj bolnici ili domu zdravlja, pristup njegovom zdravstvenom kartonu i istoriji liječenja. Trenutno smo negdje na petini tog procesa, i kad on bude gotov, omogućiće brojne prednosti. Mi smo predložili da se izmijeni zakon i omogući da se nakon digitalizacije, dosijei mogu uništiti. To je ključan detalj zbog oslobađanja značajnog prostora u arhivama. To su ogromne količine papira, za koje postoje zakonske procedure koliko dugo se moraju čuvati, a u slučaju oslobađanja će se otvoriti značajan prostor koji će zdravstvene ustanove moći iskoristiti za neke druge potrebe.

Smart Archive Solutions je zastupnik prodaje opreme za digitalizaciju i mikrofilmovanje renomiranih proizvođača, kao i rezača papira. Skenere koje mi prodajemo koriste se i u NASA

I možda bih posebno izdvojio jedan projekat koji tek započinjemo, a to je saradnju sa Republičkim centrom za istraživanje rata, ratnih zločina i traženje nestalih lica. U procesu smo analize potreba samog Centra i njihove arhive. Želja je da se digitalizuju tomovi arhive iz ratnog perioda, u kojima se spominju sva nestala lica sa teritorije Republike Srpske, a ujedno to je dokumentacija o stradalima i o zločinima koji su počinjeni nad Srbima. Riječ je o velikom poslu, nakon kog bi digitalna arhiva bila dostupna na njihovom sajtu. Osim što će ta dokumentacija postati javno dostupna, ti podaci bi postali dio baza na kojima se treniraju jezički modeli vještačke inteligencije, čime će istina o stradanju Srba biti dostupnija i na taj način.

ELEKTROMOBILNOST
Završio sam Pravni fakultet u Banjaluci 2018. godine, i svi me pitaju otkud u biznisu. Želio sam da radim u advokaturi, jer sam sebe najviše vidio u advokatskom timu. Radio sam godinu dana u advokatskoj kancelariji i tada sam došao do određenih biznis ideja koje sam počeo razvijati. U tom periodu značajan uticaj na mene imao je Miloš Stevanović, koji mi je bio uzor u razmišljanju i brzom donošenju poslovnih odluka. Zajedno smo razvili poslovne ideje i osnovali dvije kompanije koje se bave anđelskim investiranjem i otkupom potraživanja, a 2019. sam sa grupom ljudi koji se bave energetikom došao na ideju da pokrenemo posao u oblasti elektromobilnosti. Postali smo glavni distributeri Haggera, poznatog njemačkog brenda, i počeli razvijati mrežu punjača i drugih sistema. Oblast je tada bila prilično neuređena, od nedefinisanog zakona o naplati usluge punjenja električnih vozila, do komplikovanih procedura koje zahtijevaju građevinske dozvole čak i za postavljanje manjih pu-njača. Razvili smo mrežu od oko 70 punjača širom BiH, i mislim da će sa vremenom ta ideja dobiti punu realizaciju.

DANI ARHIVARA
Smart Archive Solutions je generalni pokrovitelj događaja koji Arhiv Republike Srpske organizuje svake godine. Obično se okupi oko 150 arhivara iz Republike Srpske, FBiH, te susjednih zemalja. Na seminaru se govori o procesima digitalizacije, arhiva i svega što se tiče naše djelatnosti, kako bi je unaprijedili i zakonskim rješenjima i rješenjima u praksi. To je veoma korisno za sve, jer diskutujemo o svemu i razmjenjujemo iskustva i vještine.

DIGITALNI GLAS
Od zanimljivijih projekata, započeli smo digitalizaciju „Glasa Srpske“, svih brojeva od njegovog osnivanja 1943. godine pa do danas. Biće digitalizovan kompletan novinski sadržaj, svaka strana, i sve će biti dostupno na njihovom sajtu, gdje će se biti omogućena pretraga koja će moći izdvojiti svako izdanje po datumu, broju ili po traženom pojmu koji se nalazi u tekstu. Radimo sa novim sistemom vještačke inteligencije, integrisanim u naše softversko rješenje. To znači da ne morate upisivati tačnu riječ ili metapodatak, kao ranije. Sada možete unijeti tezu ili kontekst koji tražite, a sistem će sam pronaći dokument i izdvojiti ga. Softver automatski prepoznaje sadržaj dokumenta i daje rezultate mnogo preciznije nego što je to ranije bilo moguće.